8月22日(木)～24日(土)、兵庫県神戸市にて行われた日本PTA全国研究大会「兵庫大会」の視察に、全体会部会のメンバー24名で行って参りました。
全体会部会は、受付班･案内班･会場班･警備班･総務班･レセプション班の6つの班に分かれているのですが、レセプション班は一足早く現地へ向かい、大会前日に神戸ポートピアホテルにて行われた歓迎レセプションを視察してきました。また、残りの班はワールド記念ホールにて行われた全体会の前日リハーサルや会場の見学、大会当日の運営について視察してきました。
前日リハーサルは、実際の会場で当日のタイムスケジュールに沿って約2時間かけて行われ、その中で富山大会PRについての打合せもさせていただきました。また、6,000席用意された座席の配置や受付・控え室等の会場内設備、並びにクロークや物産展、駐車場等の会場周辺施設について、各班ごとに担当するポジションを中心に、隈無く見学させていただきました。
大会当日は、全体会スタッフの打合せから参加させていただき、その後各担当ごとの運営の仕方について見たり、実際に担当者に話を伺ったりしてきました。
今回、88ページにも及ぶ兵庫大会全体会の運営マニュアルに事前に目を通してから視察に臨みましたが、現地で実際の様子を見学させていただいたり、担当者の生の声を聞いたりすることによって、それまであまりにも漠然として掴めていなかった役割や業務に必要な事項について明確化することができたと思います。この貴重な経験を活かし、来年富山の地で開催する全国大会を成功に導くことができたらと思います。